Każda sprawa załatwiana w toku postępowania administracyjnego jest dokumentowana w formie akt, zawierających wszelkie wnioski, dowody czy też inne czynności mające wpływ na załatwienie sprawy, jak również same rozstrzygnięcia (decyzje, postanowienia) organu administracji publicznej pierwszej instancji oraz - ewentualnie - drugiej instancji. Powszechna dostępność akt spraw administracyjnych dla osób, które nie są zatrudnione w organach administracji publicznej lub sądach administracyjnych stałaby w sprzeczności z uregulowaną w art. 51 Konstytucji RP i ustawach zasadą ochrony danych osobowych.
Kwestię udostępniania akt reguluje art. 73-74 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Uprawnienie do przeglądania akt posiada jedynie strona postępowania, za czym przemawia treść art. 73 § 1 zd. 1 KPA: „Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów.” Ponadto w myśl art. 73 § 2 KPA, strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Powyższe unormowania są przejawami wyrażonej w art. 10 § 1 KPA zasady czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, dającej jej w szczególności możliwość wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
Wypada podkreślić, iż przez „kopie” rozumie się utrwalenie akt sprawy zarówno w formie papierowej (kserokopie), jak i zapisu cyfrowego (fotokopie).
Stosownie do art. 28 KPA, stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Przyjmuje się, iż interes prawny podmiotu w postępowaniu występuje, gdy pomiędzy sytuacją prawną tego podmiotu a przedmiotem postępowania zachodzi realne, rzeczywiste powiązanie, znajdujące swoje uzasadnienie w treści normy prawa materialnego, które powoduje, że jest on „zainteresowanym” tym postępowaniem, a zarazem uprawnionym do udziału w nim jako strona.
Art. 29 KPA stanowi, iż stroną mogą być osoby fizyczne, a także osoby prawne oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i organizacje społeczne, które osobowości prawnej nie posiadają. Jeżeli strony nie są osobami fizycznymi, działają przez swoich ustawowych lub statutowych przedstawicieli (art. 30 § 3 KPA).
W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 19.08.2009 r., sygn. VIII SA/Wa 199/09 stwierdzono, że prawo wglądu w akta sprawy „przysługuje wyłącznie podmiotowi, który ma przymiot strony w rozumieniu art. 28 kpa., a to oznacza, że organ rozpatrujący wniosek winien w pierwszej kolejności ustalić, czy wnioskodawca legitymuje się przymiotem strony.
Powyższe nie zwalnia jednak organu od załatwienia sprawy (wniosku) w formie przewidzianej przepisami kpa.” Aby strona mogła przeglądnąć akta sprawy, konieczne jest zatem złożenie przez nią stosownego wniosku.
Samo przeglądanie akt sprawy, sporządzanie notatek, kopii lub odpisów nie wymaga wykazania przez stronę posiadania ważnego interesu. Taki obowiązek pojawia się bowiem jedynie w art. 73 § 2 KPA, czyli gdy strona zgłasza żądanie uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy, ewentualnie wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów.
Naczelny Sąd Administracyjny Ośrodek Zamiejscowy w Łodzi w wyroku z dnia 03.06.1997 r., sygn. I SA/Łd 302/96 podkreślił natomiast, iż żądając doręczenia uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, strona jest zobowiązana wykazać w tym swój ważny interes, a organ administracji publicznej przy rozpatrywaniu takiego żądania dokonuje własnej oceny, czy w danej sprawie zaistniał ważny interes strony, kierując się okolicznościami prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony w innej sprawie. Ostatni z wymienionych przypadków ma miejsce choćby wówczas, gdy strona wyraża oczekiwanie utrwalenia akt sprawy w związku z innym postępowaniem administracyjnym lub np. postępowaniem przed sądem powszechnym.
W tym miejscu należy zauważyć, iż na podstawie art. 73 § 1 zd. 2 KPA strona dysponuje prawem do przeglądania akt sprawy, sporządzaniem z nich notatek, kopii lub odpisów również po zakończeniu postępowania. Powyższy zapis jest jak najbardziej racjonalny. Niejednokrotnie bowiem strona postępowania wyraża potrzebę wglądu w akta sprawy po otrzymaniu decyzji administracyjnej, czyli najczęściej już po zakończeniu postępowania, gdyż jest zainteresowana złożeniem odwołania lub skargi do sądu administracyjnego.
Zgodnie z art. 73 § 1a KPA, przeglądanie akt sprawy, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów odbywa się w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu.
Ta regulacja, która weszła w życie w dniu 11.04.2011 r., stanowi niejako usankcjonowanie dotychczasowej praktyki oraz dochowywania przez pracowników organu wszelkiej staranności w podejmowanych działaniach, co wymuszają na nich m. in. zasady ogólne postępowania administracyjnego, zawarte w art. 6-16 KPA.
Jak dotąd, mniejszą praktyczną doniosłość ma obowiązujący od dnia 17.06.2010 r. art. 73 § 3 KPA.
Wskazany przepis przewiduje, iż przypadku pism w formie dokumentu elektronicznego wnoszonych do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanych organ może zapewnić stronie dostęp do nich w swoim systemie teleinformatycznym.
Przychylenie się przez organ administracji publicznej do wniosku strony o umożliwienie jej dokonywania czynności określonych w art. 73 § 1 i 2 KPA nie wymaga wydania decyzji lub postanowienia. Natomiast w myśl art. 74 § 2 KPA, jeżeli organ nie wyrazi zgody na realizację przez stronę wymienionych we wskazanych przepisach uprawnień, winien wyrazić swoje stanowisko w formie postanowienia o odmowie umożliwienia stronie – w zależności od treści wniosku -przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów. Na postanowienie służy stronie zażalenie, które winno być wniesione do organu administracji publicznej wyższego stopnia w terminie określonym w art. 141 § 2 KPA, tj. siedmiu dni od dnia doręczenia postanowienia stronie, a gdy postanowienie zostało ogłoszone ustnie – od dnia jego ogłoszenia stronie. Oczywistym jest, że wydanie przedmiotowego postanowienia stanowi konieczność także w sytuacji, gdy np. organ wyraził zgodę na przeglądanie akt sprawy, lecz odmówił sporządzania kopii lub ich uwierzytelnienia.
Opisane powyżej zagadnienia nie znajdą zastosowania, jeżeli akta sprawy zawierają informacje niejawne o klauzuli tajności „tajne” lub „ściśle tajne”, bądź też w przypadku wyłączenia akt przez organ administracji publicznej ze względu na ważny interes państwowy, co wynika z brzmienia art. 74 § 1 KPA.
Stan prawny na dzień 22.07.2012 r.
