Niejednokrotnie zdarza się, że strona postępowania administracyjnego nie jest w stanie brać w nim udziału, bądź też - jej zdaniem - inna osoba ma od niej większą wiedzę w tym zakresie.
Podobnie jak w procedurze cywilnej i procedurze karnej, również na gruncie Kodeksu postępowania administracyjnego istnieje możliwość ustanowienia pełnomocnika przez osobę bezpośrednio zainteresowaną rozstrzygnięciem sprawy.
Stosownie do art. 32 KPA, strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Jest to ogólna reguła, od której – jak wskazuje brzmienie przepisu – istnieją pewne wyjątki. Jedno ze stanowisk reprezentowanych w doktrynie określa, że konieczność „osobistego działania” może wynikać z samych przepisów prawa, z postanowienia organu prowadzącego postępowanie, ewentualnie z natury danej czynności (tak: J. Borkowski [w: B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2009.). Poza tymi czynnościami strona jest uprawniona dowolnie decydować o zakresie ustanowionego pełnomocnictwa, wobec czego pełnomocnik może być wyznaczony nawet wyłącznie do dokonania jednej, konkretnej czynności.
Art. 33 § 1 KPA stanowi, iż pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Taki zapis i brak podkreślenia, iż chodzi wyłącznie o pełną zdolność oznacza, iż pełnomocnikiem może być również osoba, która posiada zaledwie ograniczoną zdolność do czynności prawnych, ocenianą według reguł prawa cywilnego. Dodać w tym miejscu należy, iż w myśl art. 11 Kodeksu cywilnego, pełną zdolność do czynności prawnych mają osoby pełnoletnie, tj. takie, które ukończyły osiemnaście lat (ewentualnie także osoby małoletnie, które zawarły małżeństwo - art. 10 KC) oraz nie zostały ubezwłasnowolnione. Natomiast ograniczoną zdolność do czynności prawnych posiadają osoby, które ukończyły 13 lat oraz osoby, które zostały ubezwłasnowolnione częściowo, co wynika z treści art. 15 KC.
Jak więc widać – w odróżnieniu od dwóch pozostałych procedur, pełnomocnikiem nie musi być wyłącznie osoba posiadająca określone kwalifikacje i wiedzę prawniczą, lecz choćby członek rodziny czy inna osoba, do której strona ma dostateczne zaufanie.
Zgodnie z art. 33 § 2 KPA, pełnomocnictwo udzielane jest na piśmie lub zgłaszane do protokołu. Natomiast art. 33 § 3 KPA stanowi, że pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Wyjątkami od tej zasady są adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz doradca podatkowy, którzy mogą sami dokonać uwierzytelnienia odpisu udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisu innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. W razie zaistnienia wątpliwości, organ administracji publicznej może zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. Warto jednak dodać – co wynika pośrednio z brzmienia art. 33 § 3 KPA - że organ nie może domagać się od pełnomocnika dokumentu w formie aktu notarialnego (czyli urzędowo poświadczonego odpisu), jeżeli tenże pełnomocnik przedstawia oryginał. Jak bowiem wiadomo, notarialne sporządzenie dokumentu wiąże się z określonymi kosztami, co jest istotne choćby w postępowaniach z zakresu pomocy społecznej czy promocji zatrudnienia, w których stronami są zwykle osoby o niskich dochodach. W takim wypadku narzucenie przedłożenia pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego byłoby niejako sprzeczne z samą istotą postępowania, ewentualnie mogłoby znacząco ograniczyć możliwość działania pełnomocnika.
Konstrukcję tzw. pełnomocnictwa dorozumianego tworzy art. 33 § 4 KPA. Organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli: są to sprawy mniejszej wagi, pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, jak również nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony. Przepis ten sprawia jednakże pewne niejednoznaczności interpretacyjne. Przede wszystkim chodzi o nieostre pojęcie „sprawy mniejszej wagi” - rozstrzygnięcie tej rozbieżności zależy już przede wszystkim od uznania samego organu.
Wątpliwości w kwestii charakteru upoważnienia do reprezentowania strony nie ma w zasadzie jedynie tylko w przypadku małżonków, co wynika z treści art. 29 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. Przyjęta tam rozwiązanie, określane niekiedy jako wzajemna reprezentacja małżonków jest zbliżone w swoim charakterze do pełnomocnictwa dorozumianego. Na mocy wskazanego przepisu, w razie przemijającej przeszkody, która dotyczy jednego z małżonków pozostających we wspólnym pożyciu, drugi małżonek może bowiem działać za niego w sprawach zwykłego zarządu, m. in. pobierając bez pełnomocnictwa przypadające należności, chyba że sprzeciwia się temu małżonek, którego przeszkoda dotyczy - względem osób trzecich ten sprzeciw jest skuteczny, jeżeli był im wiadomy. W innych przypadkach mogą występować mniejsze lub większe rozbieżności interesów między członkami rodziny czy domownikami, a organ administracji publicznej nie ma wręcz prawa zbyt wnikliwie ingerować w takie relacje.
Warto jeszcze wspomnieć o unormowaniach zawartych w art. 40 KPA. Zasadą jest bowiem, iż pisma doręcza się stronie, natomiast jeżeli strona działa przez pełnomocnika, doręczenia dokonuje się temu pełnomocnikowi. W przypadku występowania więcej niż jednego pełnomocnika, strona wskazuje tego spośród nich, któremu będą doręczane pisma.
W § 4 i § 5 art. 40 KPA uregulowana została natomiast instytucja tzw. pełnomocnika do doręczeń. Obowiązek wskazania takiego pełnomocnika przebywającego w Polsce ma strona zamieszkała za granicą lub mająca tam siedzibę, o ile nie ustanowiła wcześniej pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju. Konsekwencją niewskazania pełnomocnika do doręczeń jest pozostawianie w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia pism przeznaczonych dla strony, która o takiej ewentualności powinna być o tym pouczona przy pierwszym doręczeniu.
Stan prawny na dzień 14.08.2012 r.
