Każda strona postępowania administracyjnego może działać przez pełnomocnika. Jak wskazuje bowiem przepis art. 32 Kodeksu postępowania administracyjnego, strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.
Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych (art. 33 § 1 KPA). Procedura administracyjna nie zawęża kręgu osób, które mogą reprezentować stronę postępowania tak jak to ma miejsce choćby w postępowaniu cywilnym.
Pełnomocnikiem może być dowolna osoba, byleby miała ona pełną zdolność do czynności prawnych. Może to być członek rodziny, ale też osoba zupełnie obca.
Należy pamiętać, że pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu (art. 33 § 2 KPA).
Jeżeli więc strona działa przez pełnomocnika to ustanowiony pełnomocnik zobowiązany jest dołączyć do akt sprawy dokument pełnomocnictwa. Stosownie do art. 33 § 3 KPA, pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 22 lutego 2012 r., sygn. akt. II FSK 506/2011 wskazał, że organ musi zostać zawiadomiony o fakcie ustanowienia pełnomocnika w danej, konkretnej sprawie (pełnomocnictwo ma być złożone do akt). Dopiero od tego momentu na organie tym ciąży obowiązek prowadzenia postępowania z udziałem pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa stanowi wyraz woli strony postępowania, aby w tym właśnie postępowaniu reprezentował ją pełnomocnik. Inaczej mówiąc złożenie tego dokumentu przesądza, że strona dokonuje wyboru, iż w danym postępowaniu chce być reprezentowana przez ustanowionego przez siebie pełnomocnika.
Jeżeli zdarzyłoby się, że pełnomocnik podejmie czynności bez doręczenia organowi pełnomocnictwa, i wystąpi brak umocowania po stronie pełnomocnika w dacie dokonania czynności to organ administracyjny ma obowiązek wezwania do usunięcia braku formalnego czynności ze wskazaniem terminu i pouczeniem o skutkach niewykonania wymaganej czynności. Skutkiem prawnym braku dołączenia pełnomocnictwa do złożonego pisma jest wezwanie do uzupełnienia jego braku, którego nieusunięcie powoduje pozostawienie pisma bez rozpoznania (tak w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z dnia 5 kwietnia 2011 r., sygn. akt. III SA/Lu 108/2011).
Pełnomocnictwo może obejmować upoważnienie do prowadzenia wszelkich spraw, do prowadzenia poszczególnych spraw lub ich części albo do reprezentowania tylko w niektórych czynnościach.
O ile strona ustanowiła pełnomocnika do wszystkich spraw, w tym także spraw, które w przyszłości mogą być przedmiotem postępowań (w ramach pełnomocnictwa ogólnego), to pełnomocnik jest zobligowany złożyć uwierzytelniony odpis tego pełnomocnictwa do akt każdej z prowadzonych spraw (tak np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 26 listopada 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1635/2007 i wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 8 grudnia 2008 r., sygn. akt. I SA/GL 1032/2007).
Organ administracji nie ma ani uprawnienia ani obowiązku poszukiwania pełnomocnictwa w aktach innych niż akta konkretnej sprawy (tak np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 marca 2003 r., sygn. akt II SA 332/2001; wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 października 2007 r., sygn. akt II FSK 1217/2006).
Procedura administracyjna przewiduje instytucję domniemanego pełnomocnictwa. To pełnomocnictwo unormowane jest w art. 33 § 4 KPA, który stanowi, że w sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.
Jako wyraz ograniczenia formalizmu w postępowaniu administracyjnym należy traktować postanowienie art. 33 § 4 kpa, ustanawiające pełnomocnictwo domniemane. Przepis ten ma charakter wyjątkowy z trzech powodów. Po pierwsze, odnosi się on wyłącznie do przypadków upoważnienia do występowania w imieniu osób fizycznych, na co wskazuje krąg domniemanych pełnomocników, tzw. najbliższa rodzina oraz domownicy. Po wtóre, przepis można zastosować tylko wtedy, gdy są spełnione łącznie trzy przesłanki w nim wymienione, a każda z nich ma charakter ocenny. Po trzecie, skorzystanie z możliwości dopuszczonej tym przepisem poddane jest uznaniu administracyjnemu (tak wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 22 września 2009 r., sygn. akt. IV SA/Wa 587/2009).
Ustanawiając w postępowaniu administracyjnym pełnomocnika należy pamiętać o opłacie skarbowej w wysokości 17 zł uiszczanej od złożenia w organie administracyjnym dokumentu stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopii.
Opłatę skarbową od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopii uiszcza się na konto wójta (burmistrza, prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce złożenia dokumentu.
Opłaty skarbowej od pełnomocnictwa nie muszą uiszczać m. in.
- osoby udzielające pełnomocnictwa małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu
- osoby składające poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ pełnomocnictwo upoważniające do odbioru dokumentów
- osoby, które składając dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpis, wypis lub kopię przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.
Należy także wskazać, że brak opłaty skarbowej w żadnym stopniu nie wpływa na ważność pełnomocnictwa (tak w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 10 czerwca 2011 r., sygn. akt II SA/Kr 615/2011).
Stan prawny na dzień 17.12.2012 r.
